Googleドライブで書類をPDFにする方法｜Androidの手順と注意点

Android版のGoogleドライブでは、アプリのカメラ機能で紙の書類を撮影し、必要な調整をしてからPDFとして保存できます。

大切なのは、写真を撮ることだけで終わらず、必要なページがそろっているか、保存したファイルを後から見つけられるかまで確かめることです。

この記事ではGoogleのAndroid向け公式ヘルプをもとに操作を説明し、書類を整理するときの工夫は提案として分けて紹介します。

最初に決めたいのは、何をどこへ保存するか

Googleの公式ヘルプでは、領収書、手紙、請求書などをスキャンし、検索可能なPDFファイルとしてGoogleドライブに保存できると案内しています。

ここで扱うのはAndroid版の操作であり、別の端末でも画面や手順が同じだという意味ではありません。

準備の一案として、まずは保存したい書類を用途ごとに分けておくと、撮影する順番や保存先を考えやすくなります。

例えば、複数のページで一つの内容になる案内書と、一枚ずつ別の用途で使う領収書では、まとめ方を分けるという選択肢があります。

これはアプリの仕様ではなく整理の提案なので、後で誰が何のために読み返すのかに合わせて決めてください。

撮影前に、残したいのが書類の全体なのか、本文だけでよいのかも考えておきましょう。

裏面の注意書きや別紙も必要なら、表だけで保存を終えないよう、撮る対象を先にそろえておくという工夫ができます。

確認対象を決めるときは、書類の表題だけで判断せず、後から使う予定の情報を考えてみてください。

例えば問い合わせのために残す書類なら連絡先も必要かもしれませんし、内容を読み返す目的なら別紙の説明も一緒に残したい場合があります。

カメラを開き、必要なページを取り込む

まず、AndroidスマートフォンにインストールされたGoogleドライブアプリを開きます。

画面右下のカメラアイコンをタップして、スマホのカメラを紙の書類に向けましょう。

公式ヘルプによると、青い線で書類の枠が示され、この枠が画像を切り抜く範囲の目安になります。

その範囲を見ながら書類の写真を撮り、必要に応じて手動撮影と自動撮影を選択します。

撮影方法を選べることは公式ヘルプで確認できます。

操作するときは、画面に表示された撮影方法を確かめてから進めましょう。

複数ページを取り込みたい場合は、撮影した書類を調整する段階で追加アイコンを使い、別のページをスキャンできます。

撮り直したいページには再撮影アイコン、不要なページには削除アイコンが案内されています。

ページを取り込む際の工夫として、手元の紙を一枚ずつ確認し、どこまで撮影したのか分かるように分けておく方法もあります。

アプリが自動で書類の不足を判断してくれると考えず、保存したい内容がそろったかは自分でも照らし合わせましょう。

取り込みの確認は、ページ数を見ることと内容を見ることに分けて考えると進めやすくなります。

枚数がそろっていても同じページを二度撮っていないか、逆に一枚の紙の裏面を忘れていないか、実物を見ながら確かめるという方法です。

切り抜きや回転で、残したい内容を整える

撮影後は、公式ヘルプで案内されている切り抜きと回転のアイコンを使って、スキャン範囲を調整できます。

確認の観点としては、紙の端が入っているかだけでなく、本文や日付、必要な注記まで残っているかを見るとよいでしょう。

例えば提出先の名前や書類番号が端にあるなら、そこを不要な余白と一緒に切り落としていないか、という見方ができます。

色の調整やグレースケールへの変換にはフィルタのアイコン、汚れや指などを消す操作には汚れ除去アイコンが案内されています。

ただし、フィルタを使えば必ず読み取り精度が上がる、とまではこの案内から断定できません。

調整後の見た目を確認し、必要な文字や線が読めるかを見直すための操作として使うのがよいでしょう。

撮影の工夫を挙げるなら、影や反射で読みにくい部分がないか、紙が曲がって文字を追いにくくなっていないかを見てみてください。

これらはここで提案する確認方法であり、特定の光源や撮影角度が常に正解だという保証ではありません。

一度の調整で済ませようとせず、残したい内容が欠けた場合には、公式に案内されている再撮影を選ぶこともできます。

見直す順番の一例は、最初に書類全体の向きを見てから、必要な文字や図表へ目を移すことです。

全体の収まりがよくても細かな注記が読めないことはあり得るので、自分が後から確認したい部分を具体的に決めて見てみましょう。

PDFを選び、名前と保存先を確認する

書類の調整を終えたら完了をタップし、ファイルに独自の名前を付けるか、提案されたタイトルを選びます。

保存する形式には.pdfと.jpgの選択肢があり、今回のようにPDFを作りたい場合は.pdfを選択します。

保存するドライブのフォルダを選びたい場合は場所をタップし、最後に保存をタップして完成した書類を保存します。

公式ヘルプには、保存先を指定しなかった場合にどのフォルダへ保存されるかの記載はありません。

アプリの仕様変更などもあるため、保存先をその都度画面で確認することをおすすめします。

後で迷わないための工夫として、ファイル名だけでなく保存先もその場で確認しておくとよいでしょう。

名前の付け方には、書類の種類と内容を組み合わせる方法があります。

例えば旅行の案内なら行き先を、申込関係の書類ならサービス名などを添えると、自分が探すときの手がかりになります。

これは命名ルールの一例であり、公式に決められた書式ではないので、個人情報を必要以上に名前へ入れないことも考えてください。

保存後はファイルを開いて、ページの抜け、読みにくい部分、別の書類の混入がないかを紙と照合することをおすすめします。

検索できるPDFとして保存されることと、すべての文字を期待どおりに探せることは同じではないため、検索だけに確認を任せない方が安心です。

同じ種類の書類が増える予定なら、名前の付け方を自分の中でそろえておくことも一案です。

毎回違う言葉にするのではなく、書類の種類を先に書き、その後に見分けるための内容を添えるなど、無理なく続けられる形を考えてみてください。

書類を誰かに渡す予定がある場合は、その相手に見せる必要のないページや情報が含まれていないかも見直しておきましょう。

ここで紹介しているのは保存前後の確認の提案であり、特定の共有機能や公開範囲を自動で設定する手順ではありません。

Googleヘルプで案内されている以外の保存形式や拡張機能については、Android向け公式ヘルプの範囲には記載がありません。

保存形式の選択肢やファイルサイズ制限などは、今後仕様が変更される場合もあるため、必要な場合は都度ヘルプセンターの最新案内を確認してください。

頻繁に使うなら、スキャン用ウィジェットも検討する

Googleの公式ヘルプには、Androidのホーム画面にスキャンのショートカットを追加する手順もあります。

端末のウィジェットからドライブのスキャンを見つけ、押し続けてホーム画面へドラッグします。

ウィジェットを配置するときの工夫としては、ホーム画面で見つけやすい位置を自分で選ぶ方法があります。

操作の途中でアカウントの選択を求められる場合があり、その後、書類の保存先とするフォルダを選びます。

ここでは新規フォルダのアイコンでフォルダを作成する手順も案内され、選択をタップするとウィジェットにフォルダ名が表示されます。

設定を確かめるときの観点として、使いたいアカウントと保存先になっているかを見直しておくとよいでしょう。

ショートカットを置いたからといって、撮影後の内容確認や保存操作まで不要になると考えないことも大切です。

まず通常の撮影と保存を試し、繰り返し使う場面があるなら追加する、という順序で検討してみてください。

まず一枚で、保存して読み返せる状態まで試す

紙の書類をPDFにしたいときは、撮影だけを成功の目印にせず、必要な内容を残して保存できたかまで確認するのがポイントです。

初めから大量の書類をまとめて処理するより、まず一枚で試し、名前と保存先を確認して読み返すところまで進めてみてください。

その一回で迷った点を確かめておけば、次の書類でどこを確認したいかも考えやすくなります。

紙を手放してよいかどうかはPDFの作成とは別の問題なので、原本が必要な書類なら、用途を確かめたうえで保管を判断しましょう。

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